Sistemele de inventariere periodică și perpetuă sunt două metode contabile contrastante pe care întreprinderile le utilizează pentru a urmări cantitatea de produse pe care le au la dispoziție.

Ce este inventarul periodic?

Sistemul periodic folosește un număr fizic ocazional pentru a măsura nivelul inventarului și costul bunurilor vândute (COGS). Achizițiile de mărfuri sunt înregistrate în contul de achiziții. Contul de inventar și contul de vânzare a bunurilor sunt actualizate la sfârșitul unei perioade stabilite - aceasta poate fi o dată pe lună, o dată pe trimestru sau o dată pe an. Costul mărfurilor vândute este un indicator contabil important, care, atunci când este scos din venituri, indică marja brută a unei companii.

Costul bunurilor vândute în cadrul sistemului de inventariere periodică se calculează după cum urmează:

Început Balanța inventarului + Costul achizițiilor din inventar - Costul inventarului final = Costul bunurilor vândute

Din moment ce întreprinderile de multe ori transporta produse în mii, efectuarea unui număr fizic poate fi dificil și consumatoare de timp. Imaginați-vă că dețineți un magazin de aprovizionare de birouri și încercați să numărați și să înregistrați fiecare stilou în stoc. Acum înmulțiți asta pentru un lanț de aprovizionare de birouri. Din aceste motive, multe companii efectuează o contabilitate fizică doar o dată pe trimestru sau chiar o dată pe an. Pentru companiile care fac obiectul unui sistem periodic, aceasta înseamnă că contul de inventar și costul vânzărilor de mărfuri nu sunt în mod necesar foarte proaspete sau exacte.

Ce este un inventar perpetual?

În schimb, sistemul perpetuu ține evidența continuă a soldurilor de inventar, actualizările fiind făcute automat ori de câte ori un produs este primit sau vândut. Achizițiile și returnările sunt înregistrate imediat în contul de inventar. Atâta timp cât nu există furt sau daune, balanța contului de inventar ar trebui să fie exactă. Costul contului vândut este, de asemenea, actualizat în mod continuu pe măsură ce se realizează fiecare vânzare. Sistemele de stocare perpetuă utilizează tehnologia digitală pentru a urmări inventarul în timp real, utilizând actualizările trimise electronic către bazele de date centrale.

De exemplu, la un magazin alimentar care utilizează sistemul inventar perpetuu, atunci când produsele cu coduri de bare sunt scoase și plătite, sistemul actualizează automat nivelurile de inventar într-o bază de date.

Care sistem este mai bun?

Sistemele periodice de evidență a stocurilor sunt, în mod normal, mai potrivite pentru întreprinderile mici, din cauza costurilor de achiziționare a tehnologiei și a personalului pentru a susține un sistem perpetuu. O afacere, cum ar fi o reprezentanță auto sau o galerie de artă, ar putea fi mai potrivită pentru sistemul periodic, datorită volumului redus al vânzărilor și relativității ușoare de inventariere manuală a inventarului. Cu toate acestea, lipsa informațiilor corecte privind costul mărfurilor vândute sau soldurile de inventar în perioadele în care nu sa înregistrat un inventar fizic recent ar putea împiedica deciziile de afaceri.

Întreprinderile cu un volum mare de vânzări și cu mai multe puncte de vânzare cu amănuntul (cum ar fi magazine alimentare sau farmacii) au nevoie de sisteme de inventariere perpetue. Aspectul tehnologic al sistemului de inventar perpetuu are numeroase avantaje, cum ar fi capacitatea de a identifica mai ușor erorile legate de inventar. Sistemul perpetuu poate afișa toate tranzacțiile în mod cuprinzător la nivel de unitate individuală. În cadrul sistemului perpetuu, managerii sunt capabili să efectueze calendarul corespunzător al achizițiilor, cu o cunoaștere clară a cantității de bunuri la dispoziție în diferite locații. Urmărirea mai precisă a nivelurilor de inventar oferă de asemenea o modalitate mai bună de monitorizare a problemelor, cum ar fi furtul.

Linia de fund

În ansamblu, sistemul de inventariere perpetuă oferă multe beneficii față de sistemul periodic și este acum utilizat de toți comercianții cu amănuntul. Cu toate acestea, un proprietar al unei întreprinderi mici trebuie să ia în considerare dacă avantajele instalării unui sistem de inventar perpetuu vor depăși costurile suplimentare.