Poate dețineți o mică afacere, vindeți ceva personal și doriți să furnizați termeni de cumpărare formalizați sau șeful dvs. v-a cerut să cercetați și să creați o factură adecvată pentru compania sau organizația dvs.

Vestea bună este că există o mulțime de modalități de a crea o factură sau de a descărca un șablon gata făcut, care necesită modificări puțin sau deloc.

Ce ar trebui să includ?

AD:

De multe ori, o factură este mai mult decât o cerere de plată care poate fi în cele din urmă marcată plătită - este un document care conține termeni de plată și alte acorduri formalizate. Sună ca un contract? Este, și de aceea trebuie să includeți informațiile corecte.

1. Informații despre cumpărători. Cineva ți-a dat probabil o factură care nu avea nimic mai mult decât numele tău în secțiunea cumpărător. Pentru achiziții mici, asta e bine, dar pentru tranzacții mai mari, acest lucru nu este suficient. În calitate de vânzător, includeți toate informațiile de identificare corespunzătoare, inclusiv numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, codul fiscal, numărul contului și orice alt identificator intern necesar cumpărătorului sau clientului.

Nu numai că acest lucru identifică cu precizie persoana în scopuri legale, dar dacă afacerea are un număr mare de clienți, acest lucru face ca evidența contabilă să fie mai rapidă și mai precisă.

2. Descrierea produsului sau serviciului . Fiți la fel de specifici, astfel încât să nu existe nici o confuzie mai târziu.

3. Cantitatea. Nu numai suma totală datorată, ci o listă detaliată a tuturor taxelor, inclusiv cantitatea și costul unitar dacă vând mai mult de o unitate a elementului. Funcționarea se reduce pe apelurile telefonice și e-mailurile aferente facturii.

4. Două date: când a fost creată factura și data scadenței. Data creării ajută departamentul dvs. contabil să aloce tranzacția în luna corespunzătoare. Data scadenței vă permite să impuneți o pedeapsă cu întârziere dacă este scrisă în contract.

5. Informatii de plata. Cum ar trebui să vă plătească persoana? Care este metoda preferată? Dacă plătesc prin card de credit sau prin altă metodă, în afară de cec, pot merge pe site-ul dvs.? Oferiți opțiunile cumpărătorului, dar efectuați procesul de plată simplu, rapid și fără probleme.

6. Informații specifice industriei. Dacă sunteți în industria de servicii - un consultant, de exemplu - puteți include numărul de ore petrecute pe un proiect. Includeți orice informații pe care alte persoane din industria dvs. ar include în mod normal.

7. Numele companiei, informațiile dvs. de contact și logo-ul. Doar pentru că este o factură nu înseamnă că nu poți face publicitate. Nu știi câte persoane care procesează factura ar putea fi interesate de ceea ce faci. Includeți sigla companiei dvs. deasupra informațiilor dvs. de contact. Unele companii includ o notă în partea de jos a facturii care menționează vânzările sau evenimentele viitoare.

8. Un număr de factură. Acest lucru vă permite ca cumpărătorul să urmărească această factură specială.

Evidențiați punctele importante

Designerii veterani știu cum să atragă atenția cititorului asupra informațiilor importante. Pe o factură, cele trei părți cele mai importante sunt numele firmei și informațiile de contact, data scadenței și suma. Celelalte informații sunt importante, dar care arată o persoană care acceptă conturi, care procesează mai multe facturi în fiecare zi, cele mai importante informații pot obține factura mai rapidă. Dacă trebuie să-l trimită altcuiva pentru clarificare, veți aștepta mai mult timp pentru plată.

Găsirea șabloanelor

O căutare rapidă pe Google va dezvălui mai multe opțiuni. Programe precum Microsoft Office au un șablon personalizabil încorporat în software-ul lor și puteți găsi site-uri web cu șabloane gata pentru descărcare și deschidere în Office.

Cashboard - Cashboard oferă un șablon descărcabil pe care îl puteți deschide în Microsoft Word. Șabloanele sunt simple, dar personalizabile.

Invoiceberry - șabloane pentru Office, Open Office și Excel

Microsoft - Dacă nu vă place șablonul care vine cu Microsoft Office, mergeți la galeria de șabloane Microsoft pentru mai multe opțiuni.

În plus față de Microsoft Office, Google Docs are șabloane de selectat în galeria sa de șabloane, iar Apple are opțiuni pentru aplicațiile sale de productivitate.

Unele site-uri vă permit să creați, să tipăriți, să salvați și să trimiteți facturi direct de pe site-ul lor. Nu este nevoie să aveți alt program decât un browser web.

Paydirt -Paydirt este o platformă de facturare online. Deși un serviciu plătit, compania permite crearea unei facturi simple, gratuit.

Invoiced - Invoiced vă permite să creați și să stocați facturi fără a crea un cont. Folosind cache-ul local al browserului dvs. de Internet, puteți edita facturile anterioare.

Alte opțiuni de facturare

PayPal are un motor robust de facturare încorporat în platforma sa, iar aplicațiile contabile, cum ar fi QuickBooks, permit facturarea în cadrul platformei . Utilizarea software-ului contabil permite ca factura să fie legată de contul clientului.

Linia de fund

Amintiți-vă de zilele în care firmele aveau cărți de primire? Acele zile au trecut. În prezent, facturarea este mult mai ușoară cu ajutorul unor șabloane, aplicații și software de contabilitate, care nu doar facturează, ci și organizează și generează rapoarte care vă permit să urmăriți facturile neachitate.

Unele șabloane de factură pre-proiectate nu pot include toate elementele enumerate mai sus; asigurați-vă că alegeți unul care are ceea ce aveți nevoie pentru afacerea sau serviciul dvs. Pentru mai multe informații, citiți Începând o afacere mică: păstrarea înregistrării .