a:

Pentru o afacere mică, cu puține tranzacții, un proprietar de afaceri inteligent poate folosi Excel ca înlocuitor pentru software-ul contabil. Excel dispune de toate instrumentele necesare creării și întreținerii unei cărți generale, dar va necesita un utilizator atent și o înțelegere solidă a contabilității de bază. Potrivit revistei Entrepreneur, datorită diversității funcționalităților Excel, acesta este unul dintre cei mai mari concurenți pentru multe aplicații software pentru afaceri. Pentru proprietarii de afaceri care nu sunt siguri dacă vor investi în software-ul contabil, Excel poate fi un loc bun pentru a începe să țineți evidența contabilă până când software-ul contabil este achiziționat.

AD:

O setare simplă a înregistrării ar trebui să includă mai întâi coloane pentru data tranzacției, descrierea tranzacției și numărul de referință, cum ar fi numere de factură sau de verificare. Următoarele coloane vor lista fiecare dintre conturile care vor fi utilizate în cursul anului. Ar trebui să se gândească cu grijă selecția conturilor, deoarece va fi dificil să te întorci și să faci schimbări mai târziu. De la stânga la dreapta, primele conturi enumerate trebuie să fie conturi de venituri, începând cu venituri și terminând cu cheltuieli. Următoarele vor fi conturile de active, apoi conturile de pasive și, în cele din urmă, orice conturi de capital.

Registrul general folosește evidența contabilă dublă pentru a ține evidența tuturor tranzacțiilor companiei și este important să înțelegeți acest concept înainte de a începe să utilizați Excel ca registru general.

Dacă aceasta este o companie nouă, prima tranzacție va fi probabil capitalul investit în companie. De exemplu, Jane decide să deschidă un magazin de mașini. A salvat 750 000 de dolari pentru a începe afaceri și deschide un cont de verificare a afacerii cu fondurile.

Folosind concepte de evidență contabilă dublă, Jane știe că această tranzacție va majora contul de numerar al companiei, intrarea în debit și va fi compensată printr-o creștere a contului de capital propriu, intrarea în credit. În acest sistem Excel, toate intrările de debit ar trebui să fie înregistrate ca valori pozitive, iar toate intrările de credite ar trebui înregistrate cu valori negative.

Jane va introduce data tranzacției și o descriere, cum ar fi "Investiția de capital", în prima linie a foii de calcul. Apoi va plasa o intrare pozitivă de 750 000 $ în coloana "Conturile de numerar" din foaia de calcul și o intrare negativă de 750 000 de dolari în coloana "Contul proprietății" din foaia de calcul. Ca o verificare, Jane ar trebui să utilizeze o formulă Sumă pentru a se asigura că toate intrările din fiecare rând se însumează la $ 0.

Jane va continua să introducă o linie pentru fiecare tranzacție. Dacă Jane achiziționează echipament cu banii companiei, va introduce o tranzacție pentru a afișa o debitare sau o intrare pozitivă în coloana "Echipament" și o intrare de credit sau negativă în coloana "Cash".Dacă vinde servicii de prelucrare unui client, ea va înregistra un credit în contul "Venituri" și o debitare a unui cont de capital.

Suma totală pentru fiecare coloană a contului ar trebui însumată în partea de jos a foii de calcul. Suma tuturor conturilor de venituri poate fi adăugată împreună pentru a calcula venitul net curent. Alte coloane pot fi sintetizate după cum este necesar pentru a calcula, de exemplu, totalul activelor, datoriile totale și capitalul total.