Firmele de consultanță financiară trebuie să-și intensifice jocul atunci când vine vorba de supravegherea noilor platforme de comunicare, cum ar fi mass-media socială și mesagerie instantanee, cercetări de către furnizorii de soluții de conformitate Compania Smarsh. Raportul privind studiul de conformitate al comunicărilor electronice 2016 evidențiază lacunele de conformare și ce întreprinderi trebuie să facă.

Constatări cheie

Iată câteva constatări cheie din raport. (Pentru mai multe informații, consultați: Cei mai mari șanse de conștientizare pentru consultanții financiari .

• Este mai important ca niciodată să supravegheze respectarea, dar locul de muncă devine tot mai dificil. Pentru a-și îndeplini obligațiile, echipele de conformitate ocupă locul la masa cu resursele umane, tehnologia informației și personalul de marketing.
• Există mai multe modalități de comunicare decât oricând. Mesajele sociale, mesajele text și mesajele instant oferă fiecare canale care extind perimetrul de conformitate. Dacă există lacune în supraveghere, firmele pot fi expuse riscurilor de conformare.
• Departamentele de conformitate sunt îngrijorate de faptul că practicile lor de supraveghere a comunicațiilor nu se mențin, că abordările actuale nu vor identifica riscurile în cadrul organizațiilor și că nu reușesc să-și concentreze eficient resursele asupra zonelor care prezintă cel mai mare risc pentru firmă. Examinarea mesajelor este o zonă de interes special.

Studiul Smarsh, care are în vedere păstrarea și supravegherea comunicațiilor electronice, este în al șaselea an. În timp ce unele preocupări sunt consecvente din an în an, cum ar fi creșterea controlului reglementar și provocarea de adaptare la noile canale de comunicare, noile tendințe produc noi provocări. "Politica, lipsurile de aplicare și de menținere rămân ridicate, lăsând firmele vulnerabile la fraude nedetectate, erori și sancțiuni aplicate în materie de reglementare", afirmă Smarsh.

Și aceste sancțiuni sunt în creștere. Smarsh a declarat că amenzile date de Autoritatea de reglementare din industria financiară referitoare la cazurile de comunicații electronice s-au dublat între 2008 și 2015, când au fost de 6 USD. 2 milioane. Sondajul a arătat că primele cinci preocupări legate de respectarea reglementărilor în domeniul comunicațiilor electronice au fost: o examinare sporită a autorităților de reglementare, necesitatea de a echilibra viața privată a angajaților cu obligațiile de supraveghere, apariția unor noi canale de comunicare, amenințările de securitate cibernetică generate de platformele de mesagerie electronică și resursele umane insuficiente cerințele de supraveghere a conformității. (Mai mult, a se vedea: FINRA pe pista pentru anul record al amenzilor .)

În plus, aceste resurse nu sunt împovarate doar de funcțiile de conformitate. Smarsh a spus că 65% dintre respondenți au declarat că funcțiile de conformitate au fost responsabile pentru tratarea cererilor de descoperire electronică sau alte scopuri de afaceri.Mai puțin de 10% dintre respondenți au declarat că așteaptă o creștere semnificativă a resurselor în următoarele 12 luni. Mai mult de un sfert au declarat că bugetele insuficiente reprezintă o preocupare de primă importanță, iar 38% au declarat că lipsa resurselor umane reprezintă o preocupare, de la 30% anul trecut.

Perimetrul de conformitate

Smarsh declară că o preocupare principală în extinderea perimetrului de conformitate - setul de canale și dispozitive electronice pe care o organizație le utilizează necesită politici de guvernare, reținere și supraveghere. Dar ceea ce determină dacă un mesaj este sau nu o înregistrare comercială este conținutul său, adică personalul de conformitate trebuie să supravegheze mai multe tipuri de comunicații, chiar și pe cele pe dispozitive personale sau conturi de social media. S-au înregistrat unele progrese în acest domeniu, notează Smarch. Numărul de companii cu politici care guvernează platformele de conferințe web a crescut la 61% în 2016, în creștere față de 50% în 2015. Dar "aceste lacune nu se încheie", concluzionează studiul. Procentul firmelor care au sisteme de arhivare sau de supraveghere pentru noile canale de comunicații a rămas stagnat și, în unele cazuri, a scăzut, între 2014 și 2016.

Surse de risc

48% dintre respondenți au declarat că social media este canalul de top de risc de conformare perceput. Chiar și atunci când mass-media socială este interzisă, un procent substanțial de respondenți au spus că ar avea o minimă încredere în care ar putea dovedi că interdicția a fost de lucru. Firmele care permit, dar nu arhivează, mass-media socială nu pot fi obligații de întâlnire, avertizează Smarsh.

Linia de jos

În conformitate cu regulile Comisiei pentru valori mobiliare și de schimb valutar, menite să protejeze investitorii, firmele sunt obligate să arhiveze comunicațiile de afaceri electronice în formate non-rewritable și non-erasabile (WORM) pe baza corespondenței și comunicărilor interne. Dar având în vedere creșterea exponențială a volumului mesajelor și a noilor canale, lacunele de retenție și de supraveghere sunt considerate inevitabile. "Ca să spunem cu exactitate, supravegherea este întreruptă", a spus directorul executiv Stephen Smarsh. (Pentru mai multe detalii, a se vedea: SEC execută înregistrarea numărului de cauze, deoarece amenda rămâne netedă .