Toate companiile sunt vulnerabile la fraudă, dar întreprinderile mici sunt deosebit de vulnerabile, deoarece deciziile și alte responsabilități sunt adesea concentrate în câteva poziții cheie. În acest articol, vom examina riscurile de fraudă cu care se confruntă o afacere mică și modul în care trebuie evitate (sau cel puțin să le reducă).

Frauda internă și frauda externă
Frauda cu care se confruntă orice afacere poate fi împărțită în două tipuri, interne și externe. Frauda internă este, în general, fraudă pentru angajați sau parteneri. Acestea includ eliminarea, redirecționarea și delapidarea fondurilor și furtul total. Frauda internă poate fi un angajat rău sau o conspirație a multora.
Frauda externă este o fraudă care implică cel puțin o parte exterioară și adesea include și un element intern. Frauda externă poate fi la fel de complexă ca și complicele vânzătorilor care suprasolicită afacerea și îi dau angajatului să manipuleze provocările de reținere a contului pentru a rămâne liniștiți sau la fel de simplu ca clienții care trec cecuri necorespunzătoare sau folosesc cărți de credit furate. Nimic nu poate elimina orice risc de fraudă din partea unei întreprinderi mici, dar există unii pași care pot fi luați pentru a limita expunerea.

Angajarea angajaților poate fi o durere de cap pentru orice proprietar de afaceri mici, mai ales acum că Internetul are oameni înarmați cu instrumentele necesare pentru a transforma chiar și CV-ul cel mai de bază într-un studiu de caz cu privire la modul de a forța munca muncitoare într-o descriere demnă de doctorat.
Deși este rezonabil să presupunem că referințele sunt, de asemenea, inutile în judecarea caracterului unui potențial angajat, merită să ai timp să le apelezi și ai o conversație. Deși este posibil ca acestea să nu fie pe deplin viitoare, puteți spune multe despre ceea ce fac (și nu spun). De cât timp au cunoscut reclamantul? Cât de multă instruire are nevoie solicitantul să învețe o nouă sarcină? Acestea nu trebuie să fie întrebări strălucitoare, ci trebuie să întindă o conversație suficient de lungă pentru ca stegulețele roșii să iasă în evidență.

Cu cât are mai multă responsabilitate pe care un angajat o are în afacere, cu atât mai multă atenție este necesară. Dacă angajați cineva care va face cărțile și manipulează depozitele, efectuați verificarea completă a fundalului.

Împărțiți și verificați

Fie că este vorba de chitanțe sau de numerele trimestriale, nici un singur angajat nu ar trebui să aibă prea multă autoritate. În mod ideal, persoana care ia banii nu ar trebui să fie persoana care să le încaseze și să facă depozitul bancar, dar realitatea este că o afacere mică necesită adesea dublarea rolurilor.

Dacă nu puteți să separați funcțiile și să construiți supravegherea în acest proces, stabiliți audituri interne regulate care trebuie făcute împreună sau chiar cu un contabil public autorizat (CPA) extern. Știind că auditurile vor avea loc probabil va descuraja majoritatea oamenilor să-l risteze și va descoperi frauda înainte de a deveni endemică.Până când aveți angajați suficienți pentru a le împărți sau pentru a plăti capitalul pentru audituri externe regulate, va trebui să verificați personal facturarea, depozitele și alte fonduri vitale.

Setați limitele clare

Scrierea unui cod de etică poate fi dificilă pentru proprietarii de afaceri mici care ar prefera să creadă că există valori comune care nu trebuie înregistrate ca reguli de clasă a treia. Cu toate acestea, scrierea în jos și acordarea tuturor pentru aceleași reguli fundamentale este necesară în două moduri importante. Una, stabilește așteptări clare. De exemplu, considerați că ați luat motivele pentru concediere? Este admisibilă raportul kilometrajului acceptabil cu un anumit interval? Nu există răspunsuri corecte sau greșite, însă scrierea ei vă protejează de neînțelegerile și îi protejează pe angajați să spună un lucru și să-și impună un altul. A doua funcție de a avea un cod etic este de a vă întări cazul în cazul în care trebuie să luați măsuri legale. Odată ce ați elaborat codul dvs. de etică, este vital să le impuneți și să aveți proceduri de urmat atunci când regulile sunt clar încălcate. Primul pas pentru orice încălcare este documentarea și, dacă este gravă, contactați un avocat care să vă ghideze prin pașii corespunzători. Dacă nu simțiți că este un teritoriu de concediere, păstrați-l documentând și păstrând oricum un avocat. Pe măsură ce întreprinderile mici sunt vulnerabile la fraudă, ele sunt și mai sensibile la costurile de concediere ilicite. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți ca proprietar este să glisați un angajat în biroul dvs. și să începeți să strigați despre cum v-au trădat încrederea.

Linia de fund

A alerga o afacere mică este destul de greu, fără să vă faceți griji pentru oricine încearcă să vă jefuiască orb. Din fericire, nu trebuie să vă abandonați toată credința în umanitate - trebuie doar să faceți pași pentru a vă atenua expunerea. Puneți temele atunci când angajați, distrugeți o responsabilitate importantă și stabiliți o supraveghere și stabiliți așteptări clare cu privire la ceea ce va fi și nu va fi tolerat. Nu vă veți elimina toate riscurile, dar veți pune la învinuire grave și veți pune bazele recursului dvs. legal dacă deveniți victimă.