Un sistem de informații contabile (AIS) este o structură pe care o companie o utilizează pentru colectarea, stocarea, gestionarea, procesarea, recuperarea și raportarea datelor financiare, astfel încât să poată fi utilizată de contabili, analiști, manageri, directori financiari, auditori și agenții de reglementare și fiscale. În special, contabilii special instruiți lucrează cu AIS pentru a asigura cel mai înalt grad de exactitate în tranzacțiile și înregistrările financiare ale unei companii și pentru a face datele financiare ușor accesibile celor care au nevoie legitimă de acces la acestea, toate păstrând în același timp datele intacte și sigure. Acest articol va descrie componentele principale ale unei AIS și ale unor aplicații din viața reală.

Componente ale unui sistem de informații contabile Sistemele de informații contabile constau în general din șase părți principale: persoane, proceduri și instrucțiuni, date, software, tehnologia informației infrastructurii și controalelor interne. Să examinăm fiecare componentă în detaliu.

Oameni
Oamenii dintr-o AIS sunt pur și simplu utilizatorii sistemului. Profesioniștii care ar putea avea nevoie să utilizeze AIS ale unei organizații includ contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, directori financiari și auditori. (Aflați mai multe în

Ce face un director financiar?
)

Un AIS ajută diferitele departamente din cadrul unei companii să colaboreze. De exemplu, managementul poate stabili obiective de vânzări pentru care personalul poate ordona cantitatea corespunzătoare de inventar. Comanda de inventar notifică departamentului contabil un nou platibil. Atunci când se realizează vânzări, persoanele de vânzări pot introduce comenzi ale clienților, contabilitatea poate factura clienții, depozitul poate asambla comanda, departamentul de expediție îl poate trimite, iar departamentul contabil primeste notificarea unei noi creanțe. Serviciul de relații cu clienții poate urmări transporturile clienților, iar sistemul poate crea rapoarte de vânzări pentru management. Managerii pot vedea, de asemenea, costurile inventarului, costurile de transport, costurile de producție și așa mai departe.

Cu o AIS bine concepută, toți cei din cadrul unei organizații autorizate să facă acest lucru pot accesa același sistem și pot obține aceleași informații. Un AIS simplifică, de asemenea, obținerea de informații persoanelor din afara organizației, atunci când este necesar. De exemplu, consultanții ar putea utiliza informațiile dintr-un AIS pentru a analiza eficacitatea structurii de stabilire a prețurilor companiei, analizând datele privind costurile, datele de vânzări și veniturile. De asemenea, auditorii pot folosi datele pentru a evalua controalele interne ale companiei, situația financiară și respectarea Legii Sarbanes-Oxley (SOX). (Aflați mai multe despre reglementările contabile, consultați

Istoria financiară: Creșterea contabilității moderne

.) AIS trebuie conceput astfel încât să răspundă nevoilor celor care o vor folosi.Sistemul ar trebui să fie, de asemenea, ușor de utilizat și ar trebui să îmbunătățească, nu să împiedice, eficiența. Procedura și instrucțiunile

Procedura și instrucțiunile unui AIS sunt metodele pe care le utilizează pentru colectarea, stocarea, preluarea și prelucrarea datelor. Aceste metode vor fi manuale și automate, iar datele pot proveni atât din surse interne (de exemplu, din angajați), cât și din surse externe (de exemplu, comenzile online ale clienților). Procedurile și instrucțiunile vor fi codificate în software-ul AIS; acestea ar trebui, de asemenea, să fie "codificate" în angajați prin documentare și instruire. Procedurile și instrucțiunile trebuie respectate în mod consecvent pentru a fi eficiente.

Pentru a stoca informații, un AIS trebuie să aibă o structură baze de date, cum ar fi limba de interogare structurată (SQL), un limbaj de calculator folosit în mod obișnuit pentru baze de date. AIS va avea nevoie, de asemenea, de diverse ecrane de intrare pentru diferitele tipuri de utilizatori de sistem și diferite tipuri de introducere de date, precum și diferite formate de ieșire pentru a satisface nevoile diferitelor utilizatori și diferite tipuri de informații. (
)

Datele Datele conținute într-un AIS reprezintă toate informațiile financiare pertinente practicile comerciale ale organizației. Orice date de afaceri care afectează finanțele companiei ar trebui să treacă într-un AIS. Datele incluse într-un AIS vor depinde de natura afacerii, dar pot consta din următoarele: comenzi de vânzări

declarații de facturare ale clienților
rapoarte de analiză de vânzări

• solicitări de cumpărare
• registre de verificare
• registru general
• date de inventar
• informații de salarizare
• cronometrare
• informații fiscale
• schemele de amortizare / amortizare, balanța de verificare, profitul și pierderea și așa mai departe. Având toate aceste date într-un singur loc - în AIS - facilitează activitatea de evidență, raportare, analiză, audit și luare a deciziilor. Pentru ca datele să fie utile, acestea trebuie să fie complete, corecte și relevante.
• Pe de altă parte, exemple de date care nu ar intra într-un AIS includ memorii, corespondență, prezentări și manuale. Aceste documente ar putea avea o relație tangențială cu finanțele companiei, însă fără a include notele standard, nu fac parte din evidența financiară a companiei.
• Software

Componenta software a unui AIS este programele de calculator utilizate pentru stocarea, recuperarea, procesarea și analizarea datelor financiare ale companiei. Înainte de a exista computere, AIS-urile erau sisteme manuale, pe suport de hârtie, dar astăzi, majoritatea companiilor folosesc software-ul informatic ca bază pentru AIS. Întreprinderile mici ar putea să utilizeze Registrele rapide ale Intuit, Sage Peachtree Accounting sau Microsoft Small Business Accounting, dar există multe altele. Întreprinderile mici și mijlocii ar putea utiliza SAP Business One. Întreprinderile mijlocii și mari pot utiliza Microsoft Dynamics GP, MAS 90 sau MAS 200 ale Sage Group, Peoplesoft sau Epicor Financial Management ale Oracle.

Calitatea, fiabilitatea și securitatea sunt componente cheie ale software-ului AIS eficient. Managerii se bazează pe informațiile pe care le furnizează pentru a lua decizii pentru companie și au nevoie de informații de înaltă calitate pentru a lua decizii solide.

Programele software AIS pot fi personalizate pentru a satisface nevoile unice ale diferitelor tipuri de companii. Dacă un program existent nu satisface nevoile unei companii, software-ul poate fi dezvoltat și în interior, cu o contribuție substanțială de la utilizatorii finali sau poate fi dezvoltat de o companie terță specială pentru organizație. Sistemul ar putea fi externalizat chiar și unei companii specializate.
Pentru societățile cotate la bursă, indiferent de programul software și opțiunile de personalizare pe care le alege compania, reglementările Sarbanes-Oxley vor dicta structura AIS într-o oarecare măsură. Acest lucru se datorează faptului că reglementările SOX instituie controale interne și proceduri de audit pe care companiile publice trebuie să le respecte.

Infrastructură pentru tehnologia informației

Infrastructura tehnologiei informației este doar un nume fantezist pentru hardware-ul folosit pentru a opera sistemul informatic contabil. Cele mai multe dintre aceste elemente hardware sunt lucruri pe care o afacere ar trebui să le aibă oricum - acestea includ computere personale, servere, imprimante, protecție la supratensiuni, routere, medii de stocare și, eventual, o sursă de alimentare de rezervă. Pe lângă costuri, factorii de luat în considerare în selectarea hardware includ viteza, capacitatea de stocare și dacă pot fi extinse și actualizate. ( Shopping pentru o certificare contabilă

)

Poate cel mai important, hardware-ul selectat pentru un AIS trebuie să fie compatibil cu software-ul destinat. În mod ideal, nu ar fi doar compatibil, dar optim, un sistem clunky va fi mult mai puțin util decât unul rapid. Unul dintre companiile în care se pot întâlni cu ușurință cerințele de compatibilitate hardware și software este achiziționarea unui sistem la cheie care include atât hardware-ul, cât și software-ul pe care afacerea are nevoie. Achiziționarea unui sistem la cheie înseamnă, teoretic, că întreprinderea va obține o combinație optimă de hardware și software pentru AIS.
Un AIS bun ar trebui să includă, de asemenea, un plan pentru menținerea, întreținerea, înlocuirea și modernizarea componentelor sistemului hardware, precum și un plan de eliminare a hardware-ului rupt și învechit, astfel încât datele sensibile să fie complet distruse. Controalele interne Controalele interne ale unui AIS sunt măsurile de securitate pe care le conține pentru a proteja datele sensibile. Acestea pot fi la fel de simple ca parolele sau la fel de complexe ca identificarea biometrică. Un AIS trebuie să aibă controale interne pentru a proteja împotriva accesului neautorizat al computerului și pentru a limita accesul la utilizatorii autorizați care include anumiți utilizatori în cadrul companiei. De asemenea, trebuie să împiedice accesul neautorizat la fișiere de către persoanele cărora le este permis să acceseze numai anumite părți ale sistemului. (Pentru mai multe informații despre siguranța personală, verificați

Protejați-vă documentele financiare de dezastru

.)

Un AIS conține informații confidențiale care aparțin nu numai companiei, ci și angajaților și clienților săi.Aceste date pot include numere de securitate socială, informații salariale, numere de carduri de credit și așa mai departe. Toate datele dintr-un AIS ar trebui să fie criptate, iar accesul la sistem ar trebui să fie înregistrat și supravegheat. Activitatea sistemului ar trebui să fie urmărite, de asemenea.
O AIS are nevoie și de controale interne care îl protejează de virușii de calculator, hackerii și alte amenințări interne și externe la adresa securității rețelei. În plus, acesta trebuie protejat de dezastre naturale și supratensiuni care pot provoca pierderi de date. (Aflați cum puteți obține un loc de muncă în acest domeniu, citiți Un ghid pentru cariere în sistemele informatice contabile .

AISs în viața reală

Am văzut cum permite o AIS bine concepută o afacere care rulează fără probleme pe o bază zilnică sau împiedică funcționarea acesteia dacă sistemul este prost proiectat. A treia utilizare pentru AIS este că atunci când o afacere este în dificultate, datele din AIS pot fi folosite pentru a descoperi povestea a ceea ce sa întâmplat. Cazurile WorldCom și Lehman Brothers oferă două exemple. În 2002, auditorii interni WorldCom, Eugene Morse și Cynthia Cooper, au utilizat AIS pentru a descoperi 4 miliarde de dolari în alocări frauduloase de cheltuieli și alte intrări contabile. Ancheta lor a condus la terminarea CFO-ului Scott Sullivan, precum și la noua legislație. (secțiunea 404 din Legea Sarbanes-Oxley, care reglementează controalele și procedurile financiare interne ale companiilor) (Are loc un loc de muncă ca un investitor financiar interesant pentru dvs.? La investigarea cauzelor prăbușirii lui Lehman, o revizuire a AIS și a altor sisteme de date a constituit o componentă cheie, împreună cu colectarea și analizarea documentelor și interviurile martorilor. Căutarea cauzelor eșecului societății " revizuirea sistemelor de operare, de tranzacționare, de evaluare, financiare, contabile și alte date ale Lehman ", potrivit raportului de examinare de 200 de pagini, de nouă volume.

Sistemele lui Lehman oferă un exemplu în care nu ar trebui să fie

Examinatorul raportului Anton R. Valukas afirmă: "La momentul depunerii falimentului, Lehman a menținut un mozaic de peste 2, 600 de sisteme software și aplicații … Multe dintre sistemele Lehman erau arcane, depășite sau nestandardizate. „ Th e examinatorul a decis să își concentreze eforturile asupra celor 96 de sisteme care au apărut cele mai relevante, iar examenul a necesitat instruirea, studiul și încercările și erorile doar pentru a învăța cum să folosească sistemele. (De asemenea, verificați Studiu de caz: Colapsul lui Lehman Brothers

și

Un aspect intern al auditorilor interni ). Raportul lui Valukas a remarcat, de asemenea, că sistemele Lehman erau foarte interdependente. relațiile lor au fost dificil de descifrat și nu au fost bine documentate. A fost nevoie de eforturi extraordinare pentru a dezlega aceste sisteme pentru a obține informațiile necesare. "

Concluzie Cele șase componente ale unui AIS lucrează împreună pentru a ajuta angajații cheie să colecteze, să stocheze, să gestioneze, să proceseze, să recupereze și să raporteze datele financiare. Având un sistem de informații contabile bine dezvoltat și menținut, eficient și precis, este o componentă indispensabilă a unei afaceri de succes.