care integrează sistemele utilizate în diferite departamente ale unei companii, permițând un flux ușor și uniform de informații în cadrul unor controale definite, ajutat prin utilizarea de aplicații software și a celor mai bune practici definite.

Acest articol descrie instrumentele utilizate în ERP și caracteristicile acestora pentru diferitele funcții pe care le îndeplinesc. Pentru a înțelege mai bine instrumentele, să începem cu cerințele funcționale.

AD:

Ce este necesar dintr-un sistem ERP?

Orice sistem ERP trebuie să îndeplinească, în principiu, următoarele cerințe funcționale.

• Trebuie să fie un sistem unificat, cu aplicații și interfețe ușor de utilizat, care funcționează perfect în mai multe departamente cu acces controlat necesar
• O bază de date comună (sau mai multe baze de date partajate) accesibile prin diferite aplicații > Căutați și raportați utilitare pentru a genera rapoarte bazate pe diverși parametri (cum ar fi "toate comenzile nevândute de ieri în categoria" jucării ")
• Scalabilitate, personalizare și integrare ușoară a modulelor ad hoc, după cum este necesar
• Instrumente care îndeplinesc cerințele ERP

:

Pentru a răspunde cerințelor cerințelor funcționale menționate mai sus, următoarele instrumente și aplicații sunt integrate obligatoriu în sistemul ERP.

Gestionarea bazelor de date / Depozit de date / Instrumente de management al informațiilor

: Gestionarea informațiilor cu fluxul de lucru stabilit în diferite departamente și funcții reprezintă coloana vertebrală a oricărui sistem ERP. Mai multe soluții și instrumente sunt disponibile pentru stocarea datelor, care includ baze de date relaționale de la companii cum ar fi Oracle, Sybase, DB2 și oferte gratuite gratuite precum Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby etc. Alte instrumente de gestionare a informațiilor pot include Sisteme de management al conținutului (Content Management Systems - CMS) și aplicații de depozitare.

În funcție de industrie și funcțiile necesare, trebuie selectată una corespunzătoare. Un producător poate găsi o bază de date tranzacțională, cum ar fi Oracle sau MySQL, pentru a fi mai relevantă, deoarece datele bazate pe tranzacții se deplasează prin diferite stări (de la fabricare la inventar, până la captare, până la vânzare). Pe de altă parte, o companie online de scriere a conținutului poate găsi un sistem de depozitare CMS cu control al versiunii, care să se potrivească mai bine nevoilor acestora.

Baza de date sau depozitul poate fi una centralizată sau una multiplă cu flux automat de date dintr-o bază de date în alta. Fluxul de lucru definit asigură mișcarea fără probleme a datelor. Bazele de date pot fi găzduite la nivel local sau la distanță, sau chiar în cloud.

Aplicații și interfețe cu un control adecvat al permisiunilor

: Stocarea și gestionarea datelor necesită acces doar pentru citire sau editare pentru procesarea datelor.Odată ce elementele sunt fabricate, trebuie să fie marcate ca inventar gata. Departamentul de gestionare a stocurilor îl actualizează ca fiind gata de vânzare. În urma unei achiziții, elementul ar trebui să fie actualizat la starea vânzării și așa mai departe. Pentru a realiza acest lucru, aplicațiile și interfețele ușor de utilizat fac parte integrantă din orice sistem ERP care are și controale și permisiuni definite. Pentru e. g. , odată ce un element este marcat ca fiind vândut, numai operatorii departamentului de logistică ar trebui să fie capabili să îl actualizeze în continuare, în timp ce cei din departamentul de producție sau de inventar ar trebui să primească un acces exclusiv la vizualizare. În mod similar, pentru un instrument ERP de scriere a conținutului, odată ce scriitorul transmite conținutul editorului spre examinare, numai editorul ar trebui să îl poată modifica, pentru a evita orice duplicare și conflicte de conținut.

Pentru a permite integrarea unor astfel de controale, aplicații și interfețe bazate pe permisiuni, orice soluție ERP care poate fi bazată pe browser, instalări desktop sau aplicații tabletă / mobile. O echipă de producție la o locație staționară va prefera o interfață bazată pe desktop, în timp ce o echipă de vânzări în permanență în mișcare va beneficia de o interfață bazată pe browser sau de o aplicație mobilă.

Instrumentul de management al fluxului de lucru

: Un sistem ERP este alcătuit din mai multe module și depozite de date în care actualizările și acțiunile de date urmează o secvență logică definită, bazată pe nevoile afacerii. Acesta constituie fluxul de lucru. Fluxul de lucru poate fi considerat ca fiind mintea care controlează diferitele funcții ale corpului (fluxul de sânge, aer, alimente și alte bunuri, mișcarea părților corpului etc.). Un flux de lucru clar definit, cu acces adecvat la diferite niveluri, este partea necesară a oricărei soluții ERP.

Instrumentul de raportare / tabloul de bord

:

Nivelul de management, nivel de departament Instrumentele utilizate în mod obișnuit implementate în cadrul ERP includ Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, , generarea de rapoarte la nivel de echipă sau de nivel individual este o altă cerință importantă pentru un sistem ERP. Acesta este disponibil, de obicei, fie în formularul de tablou de bord (cu o vizualizare de date în timp real - afișează informații cum ar fi comenzi primite, dar care nu au fost încă livrate, plăți eșuate din ultima săptămână etc.) sau rapoarte personalizate generate în cuvinte comune sau date- editarea de aplicații ca foi de calcul. Cele mai multe instrumente de raportare și tablouri de bord funcționează în timp real (sau cu un decalaj minim). Ca și aplicațiile utilizate de departamentele pentru actualizări de date, aceste instrumente de raportare / vizualizările din tabloul de bord sunt disponibile ca instalări bazate pe browser sau desktop. Acestea includ, de asemenea, funcții de raportare de la sfârșitul zilei, care oferă trimiterea prin e-mail a rapoartelor cu diagrame / grafice / tabele ca atașări Microsoft Excel sau Word.

·

Instrumente de comunicare

: În cadrul oricărui sistem care funcționează în mai multe departamente, comunicarea este obligatorie. Sistemele ERP facilitează acest lucru oferind instrumente pentru generarea de mesaje automate bazate pe acțiuni, mesagerie instantanee, chat sau caracteristici de difuzare generală la nivel individual și de grup. Spuneți o dată când o comandă este marcată ca "Gata de livrare", un mailer automat ar trebui să fie declanșat în departamentul de logistică pentru a iniția procesul de expediere; Sau dacă o bucătărie de pizza a dezvoltat o problemă, un mesaj de difuzare generală poate fi trimis tuturor celorlalte departamente pentru a nu mai lua comenzi suplimentare. Alte funcții de mesagerie instant (cum ar fi cele de la Lync, Chatter sau Yammer) sunt încorporate pentru a permite o comunicare ușoară și instantanee.

În plus față de instrumentele de mai sus, care fac parte integrantă dintr-un sistem ERP, există și altele suplimentare care pot fi integrate pe o bază necesară:

·

Instrumente analitice

: o multitudine de instrumente analitice pot fi integrate în sistemul ERP pentru informații de business, analiză predictivă, exploatare de date și analize conexe. Aceste instrumente analitice sunt folosite pentru a obține informații valoroase pentru a crea decizii strategice de afaceri pe baza datelor disponibile (cum ar fi urmărirea comportamentului consumatorilor în legătură cu cumpărăturile de vacanță, rezultate comparative pentru produsele din raftul roșu cu vânzări mai mari decât cele din raft albastru etc.) > Instrumente de alocare a resurselor și sarcini

:

Sistemele ERP pot integra instrumente pentru alocarea resurselor între departamente și sarcini (pentru industriile cu forță de muncă intensivă). Aceste instrumente funcționează pe principiul simplu al timpului definit de o sarcină / proiect împotriva programului de disponibilitate a resurselor. La finalizarea sarcinii, resursa este atribuită automat unei noi sarcini care se potrivește cu abilitățile sale sau este pusă într-o piscină pentru următoarea misiune. Instrumentele au funcționalitate pentru intervenția manuală la nivelul supervizorului, în cazul întârzierii unei sarcini. Beneficiile includ o vizibilitate clară asupra volumului de lucru actual și viitor, utilizarea optimă a resurselor, explorarea posibilităților de automatizare etc. · Alte caracteristici adăugate

: sistemele ERP pot integra module pentru Managementul Resurselor Umane, Sisteme de urmărire, gestionarea documentelor etc., conform nevoilor companiei. Există un număr mare de instrumente disponibile pentru fiecare tip de industrie și funcție, iar furnizorii ERP oferă asistență clienților interesați pentru a alege cea mai bună potrivire. Internetul este întotdeauna disponibil pentru auto-ajutor în obținerea informațiilor necesare.

Linia de fund : ERP este un cadru complex de implementare și de obicei are nevoie de un furnizor dedicat pentru implementare. Două blocaje mari identificate cu implementările ERP sunt costurile ridicate și neîndeplinirea celor mai bune practici. Deși costurile pot fi atenuate într-o anumită măsură prin evaluarea atentă a diferiților furnizori și evaluarea instrumentelor gratuite cu surse deschise, o altă provocare a eșecurilor din cauza lipsei de respectare a celor mai bune practici poate fi atenuată prin instruirea axată pe angajați. Evaluarea corectă în stadiile inițiale, parteneriatul cu furnizorii cu expertiza corectă și clarificarea cerințelor de la început va contribui la implementarea eficientă și cu succes a instrumentelor ERP.