Fără îndoială, ați auzit fraza comună: "O întâlnire este un loc unde minutele sunt luate și orele sunt irosite. Multe ore sunt risipite de întâlniri. De fapt, când i sa cerut să denumească cel mai mare pierdere de timp la locul de muncă, 24% dintre angajați au fost chestionați într-un salariu. com raport întâlniri listate și apeluri de conferință.

Lucrătorii nu cred că întâlnirile sunt o pierdere de timp. Aparent, ei cred că și întâlnirile suge viața din ele. Acest lucru poate părea extrem de dramatic până când veți lua în considerare rezultatele unui sondaj Clarizen / Harris. Când s-au întrebat ce ar face mai degrabă decât să stea într-o ședință de statut, aproape jumătate (46%) au răspuns că preferă să facă o activitate neplăcută, cum ar fi:

-> ->

• Du-te la DMV
• Stai și uita la vopsea uscată
• Petreceți patru ore de lucru la muncă
• În plus, 60% dintre respondenți au declarat, de asemenea, că petrec mai mult timp pregătindu-se pentru întâlnire decât petrec în întâlnirea efectivă: petrec o medie de 4,6 ore în fiecare săptămână, pregătindu-se pentru întâlniri de stare și aceștia petrec 4,5 ore pe săptămână în ședințele de stare.
• În plus, 35% dintre respondenți consideră reuniunile de stat o pierdere de timp și 60% multitasking în timpul întâlnirilor.

Mulți angajați simt deja că devin lucrători de 24 de ore și nu le place ideea de a pierde timpul în întâlniri fără sens. Cu toate acestea, uneori sunt necesare întâlniri, iar atunci când sunt desfășurate în mod corespunzător, ele pot fi productive și tolerabile - dacă nu plăcute. Iată câteva modalități prin care puteți organiza mai multe întâlniri productive.

1. Break the Habit

Doar pentru că te-ai întâlnit mereu în fiecare după-amiază joi, nu înseamnă că trebuie să continui pe această cale. Unele obiceiuri trebuie să fie rupte, iar unele politici ale companiei trebuie să fie rescrise. Ar trebui să vă întâlniți dintr-un anumit motiv, și nu doar pentru că sunteți obișnuiți să faceți acest lucru.

2. Cântați opțiunile dvs.

Luați în considerare celelalte opțiuni înainte de a programa o întâlnire. În loc de întâlniri săptămânale, probabil că te poți întâlni o dată la două săptămâni. Rapoartele detaliate privind starea trebuie să vă ofere suficiente informații pentru a ști ce se întâmplă între întâlniri și puteți să ridicați întotdeauna telefonul pentru a apela pe cineva dacă aveți o întrebare. De asemenea, dacă vă întâlniți pentru a partaja informații, gândiți-vă la trimiterea informațiilor prin e-mail.

3. Fiți selectivi

Nu invitați niciodată participanții la întâlniri "doar pentru caz. "Dacă nu există niciun motiv clar pentru anumite persoane să participe la întâlnirea dvs., nu le invitați și nu le solicitați prezența. De exemplu, nu forțați oamenii din tehnologie să participe la întâlnirea de vânzări doar în cazul în care întâmpinați o problemă cu utilizarea indicatorului laser.

4. Pregătiți-vă în avans

Crearea unei agende de întâlniri vă va forța să gândiți prin scopul întâlnirii și să creați o schiță secvențială.De asemenea, asigurați-vă că ați adunat toate informațiile dvs. în avans. Nu trebuie să părăsiți întâlnirea pentru a prelua un articol uitat etc. În plus, rezervați camera în avans, confirmați rezervarea și verificați camera pentru a vă asigura că toate propsurile dvs. (tablă albă, cretă pentru tablă etc. .) se află în locul desemnat.

5. Diseminarea informațiilor

Dacă întâlnirea implică discutarea materialelor specifice, trimiteți aceste documente în avans, astfel încât participanții să aibă destul timp înainte de întâlnire pentru a examina materialul și a formula idei. Solicitarea oamenilor de a prezenta două sau trei întrebări, comentarii sau preocupări întâlnirii este una dintre cele mai bune modalități prin care participanții la întâlnire au avut timp să revizuiască subiectul discutat.

6. Start și sfârșit la timp

Toți participanții și-au oprit zilele de lucru aglomerate pentru a participa la întâlnirea dvs. Respectați timpul suficient pentru a începe întâlnirea la ora stabilită. Participanții târzii pot fi informați când întâlnirea sa încheiat. De asemenea, ține-ți ochii pe ceas, ca să poți încheia întâlnirea la timp. De asemenea, nu simțiți că trebuie să umpleți întregul interval de timp. Dacă termini mai devreme elementele agendei, recompensa participanții, permițându-i să se întoarcă la lucru.

7. Păstrați cursul

Urmați ordinea de zi pentru a menține întâlnirea pe pista, deoarece aceasta este cheia pentru a termina la timp. Nu permiteți participanților să introducă subiecte independente care au potențialul de a deraia întâlnirea. De asemenea, asigurați-vă că participanții rămân concentrați și asupra lor. Solicitați ca aceștia să se abțină de la folosirea telefoanelor, tabletelor și laptopurilor în timpul întâlnirii (o întâlnire fără dispozitiv este cunoscută ca întâlnire de topless).

8. Control Comentarii

Dacă scopul întâlnirii este de a rezolva probleme sau de a veni cu idei noi, va trebui să solicitați opinii din partea grupului. Totuși, nu lăsați participanții cu personalități puternice să domine discuția. Asigurați-vă că toată lumea are șanse egale de a-și exprima opinia. De asemenea, evitați repetarea anumitor puncte din nou și din nou. Scrierea problemelor sau a deciziilor pe o tablă albă sau flipchart poate evita răspunsurile repetate și consumatoare de timp.

9. Limit PowerPoint

Puteți utiliza PowerPoint pentru a prezenta câteva grafice, grafice sau puncte bullet, dar nu aveți o întâlnire de tip PowerPoint. Cu alte cuvinte, nu aruncați toate informațiile dvs. în PowerPoint și apoi petreceți întreaga întâlnire citirea fiecare slide.

10. Fii cinstit

Dacă o anumită decizie a fost deja luată, nu te preface că participanții au fost chemați împreună pentru a-și oferi opiniile sau pentru a decide asupra unui curs de acțiune. Nimic nu face ca angajații să se simtă mai neproductivi decât să-și exercite timp și efort atunci când nu contează.

Linia de fund

Uneori, întâlnirile sunt esențiale, însă mulți angajați le clasifică printre cele mai grave îndatoriri legate de locuri de muncă. Merită efortul de a face întâlnirile dvs. mai concentrate, mai relevante și mai eficiente.