Multe întreprinderi oferă un anumit tip de plan de pensie calificat și, în acest scop, intră sub incidența liniilor directoare privind guvernanța din 1974 (ERISA). ERISA stabilește orientări și standarde minime menite să protejeze angajații companiilor din sectorul privat care participă la planurile de pensii și de prestații sociale. Întreprinderile care administrează un plan de pensii calificat care nu respectă pe deplin ERISA ar putea face obiectul unor penalități costisitoare.

Dacă planul dvs. de pensionare pentru angajați oferă un viitor venit de pensionare sau permite angajaților să amâne câștigurile pentru pensionare, atunci acesta este un plan ERISA. Ca angajator care vă oferă aceste beneficii în planul ERISA, sunteți, de asemenea, considerat de ERISA că este un fiduciar numit, care își asumă responsabilitatea de a administra aceste planuri și, de asemenea, responsabilitatea dacă planurile dvs. nu respectă liniile directoare și standardele stabilite de ERISA.

Obținerea conformității cu ERISA

Întâlnirea cu cerințele de conformitate ERISA nu trebuie să fie prea împovărătoare. Deși există o mulțime de cerințe, un bun administrator terț (TPA) poate suporta o mare parte din povară. Multe dintre cerințe sunt conduse de calendar, care necesită depunerea formularelor prin termene precise. Aceste date limită formează o singură listă de verificare care poate fi gestionată de o persoană din personalul de resurse umane sau dintr-o persoană de resurse umane. Alte cerințe trebuie îndeplinite ad-hoc, în funcție de circumstanțe.

Lista de verificare a calendarului ERISA

Administrarea planurilor 401 (k) implică îndeplinirea anumitor sarcini de conformitate ERISA conform unui program anual. Acestea sunt cele mai comune sarcini care ar trebui să facă parte din listele de verificare ale celor mai multe companii.

Primul trimestru al anului plan: Furnizați declarații de beneficii trimestriale pentru a planifica participanții în cel mult 45 de zile de la sfârșitul trimestrului. Analizați contribuția angajatorului din anul precedent pentru o deducere fiscală care să se aplice în anul anterior.

Al doilea trimestru: Furnizați declarații de beneficii în primul trimestru pentru a planifica participanții. Distribuiți excesul de amânări făcute în 2015 deasupra limitei IRC Secțiunea 402 (g). Pentru participanții la planificarea vârstei de 70 ½ ani în anul anterior, distribuiți Distribuțiile minime obligatorii la primul an (RMD).

Trimestrul al treilea: furnizați declarații de beneficii în al doilea trimestru. Dosarul 5500 pentru anul precedent sau fișierul Form 5558 pentru o prelungire de 2 luni. Dacă documentul planului a fost modificat în cursul anului anterior, distribuiți o nouă descriere a planului sumar pentru planificarea participanților. Distribuiți un raport anual sumar pentru anul anterior pentru planificarea participanților.

Trimestrul al patrulea: furnizați declarații de beneficii în al treilea trimestru. Trimiteți anunțuri aplicabile participanților, inclusiv tranșele sau modificările la un plan de siguranță 401 (k), alternativă alternativă calificată (QDIA) sau înscriere automată.Corectați toate defecțiunile la testele ADP / ACP și plătiți accize de 10%.

Cerințe ERISA în desfășurare

Unele cerințe ERISA sunt în curs de desfășurare, ca parte a administrării planului sau declanșate de evenimente.

Aderența la documentul plan: Asigurați-vă că managementul planului respectă în mod continuu termenii documentului planului. IRS consideră că orice nerespectare strictă a termenilor documentului planifică un defect operațional, care, dacă nu este remediat, poate duce la descalificarea planului.

Dezvăluirea taxelor anuale ale participanților: Toți angajații eligibili în plan, angajații reziliați și beneficiarii cu sold la cont trebuie să primească o informare privind taxa participantului la fiecare 12 luni.

Notificare privind modificarea planului: Participanții trebuie să fie informați cu privire la orice modificare a planului cu 30 până la 90 de zile înainte de data efectivă a modificării.

Oportunitate de înscriere: Toți angajații care au îndeplinit cerințele de vârstă și de serviciu trebuie să aibă posibilitatea de a se înscrie. Aceștia trebuie să primească toate formularele și instrucțiunile necesare împreună cu o descriere a planului sumar și cu toate notificările aplicabile ale participanților.

Respectarea împrumutului: Asigurați-vă că împrumuturile restante sunt rambursate în conformitate cu termenii de politică ai planului și cu biletul la ordin al împrumutatului.

Depozite la termen: Asigurați-vă că amânările angajaților și plățile de împrumut sunt depuse la timp, în mod obișnuit în același timp cu depozitele de impozit pe salarii.

Efectuați servicii de menaj trimestriale: Solicitați soldurile contului mic pentru angajații reziliați. Implicați împrumuturile de proces și utilizați orice pierderi nealocate.

Deși cele mai multe dintre aceste cerințe pot fi gestionate de un TPA, sponsorul planului de angajator are datoria fiduciară de a se asigura că acestea sunt îndeplinite și efectuate corect.