Obiectivul programului de conformitate este de a preveni, detecta și corecta încălcările legilor privind valorile mobiliare. În acest scop, consilierii de investiții înregistrați în conformitate cu secțiunea 203 din Actul consilierilor de investiții din 1940 ("Actul consilierilor") trebuie să aibă un program de conformitate. Articolul 206 (4) -7 din Legea consilierilor, denumit în mod obișnuit "regula de conformitate", are trei cerințe:

1. Politici și proceduri: Adoptarea și punerea în aplicare a politicilor și procedurilor scrise în mod rezonabil pentru a preveni, detecta și corecta încălcările reglementările privind valorile mobiliare.
2. Revizuirea anuală: Revizuirea, nu mai puțin frecvent decât anual, a caracterului adecvat al politicilor și procedurilor și a eficienței implementării acestora.
3. Responsabil-șef de conformitate: Desemnați o persoană responsabilă de administrarea programului de conformitate al firmei. (Pentru mai multe informații, consultați: Considerații de reglementare pentru clienții care vă îmbătrânesc .)

AD:

Politici și proceduri de conformitate

O politică este un principiu călăuzitor folosit pentru a stabili direcția într-o organizație. O procedură este o serie de pași care trebuie urmați ca o abordare consecventă pentru a realiza un rezultat dorit în concordanță cu politica. De exemplu, un consilier poate avea o politică care stipulează că depozitele în numerar nu vor fi acceptate. Procedura ar indica faptul că personalul nu trebuie să accepte depozitul în numerar și trebuie să înregistreze refuzul în jurnalul de depozit. Politicile și procedurile sunt componentele unui program de conformitate.

Articolul 206 alineatul (4) -7 nu prevede elemente specifice pentru crearea unui program solid de conformitate. Mai degrabă, firma trebuie să analizeze operațiunile sale individuale, să identifice conflictele de interese și riscurile operaționale ale afacerii sale consultative și apoi să elaboreze politicile și procedurile de proiectare și controalele interne care abordează aceste riscuri și conflicte.

Personalul Direcției de Management al Investițiilor al Comisiei pentru Valori Mobiliare și de Burse (SEC) a oferit îndrumări în adoptarea comunicării articolului 206 (4) -7, precizând că se așteaptă ca politicile și procedurile unui consultant să includă cel puțin dispoziții referitoare la următoarele contează, după caz, pentru afacerea firmei:

• Procesele de management al portofoliului, inclusiv alocarea de oportunități de investiții în rândul clienților, respectarea obiectivelor și restricțiilor investiționale ale clientului și respectarea cerințelor de reglementare.
• Acuratețea informațiilor făcute investitorilor, clienților și autorităților de reglementare, incluzând, fără a se limita la procesele de gestionare a portofoliului, declarațiile de cont, etc.
• Tranzacții brevetate pentru contul propriu și activitățile de tranzacționare personale ale persoane (așa cum sunt definite mai jos).
• Conversia potențială sau folosirea inadecvată a activelor clienților de către personalul consilierului.
• Crearea și întreținerea cărților și înregistrărilor necesare pentru a preveni modificarea, utilizarea sau distrugerea neautorizată a acestora.
• Garanții de confidențialitate pentru înregistrările și informațiile clienților.
• Practici de tranzacționare, inclusiv proceduri pentru cea mai bună execuție, utilizarea brokerajului client pentru a obține servicii de cercetare și alte servicii (denumite "aranjamente de dolar moale") și alocarea tranzacțiilor agregate între clienți.
• Practici de marketing, inclusiv utilizarea solicitanților.
• Evaluarea participațiilor clienților și evaluarea taxelor pe baza acestor evaluări.
• Planuri de continuitate a afacerii.

AD:

Un consilier înregistrat în SEC trebuie să adopte un cod de etică, care să servească drept componentă integrală a programului de conformitate al consilierului. Articolul 204A-1 din Legea consilierilor stabilește cerințele pe care fiecare consilier înregistrat în SEC trebuie să le adreseze într-un cod de etică scris. Codul trebuie să se aplice, cel puțin, tuturor persoanelor supravegheate de un consilier și să includă: (Pentru mai multe informații, consultați: Programul dvs. de securitate digitală: considerente juridice )

• Standarde de comportament pentru persoanele supravegheate care reflectă obligațiile fiduciare ale consilierilor și ale persoanelor supravegheate.
• O cerință pentru toate persoanele supravegheate de a respecta legile federale aplicabile în materie de valori mobiliare.
• Cerința ca toți persoanele de acces (așa cum sunt definite mai jos) să raporteze și revizuirea consultanților, tranzacțiile personale cu valori mobiliare și deținerile lor în conformitate cu un program strict.
• Cerința ca persoanele supravegheate să raporteze imediat încălcărilor codului ofițerului-șef de conformitate (CCO) și oricărei alte autorități desemnate în cod.
• Cerința ca consilierul să furnizeze persoanelor supravegheate o copie a codului și să obțină confirmări scrise de primire de la persoanele supravegheate.

AD:

Persoanele supravegheate ale unui consilier sunt ofițerii, directorii, partenerii (și alte persoane cu statut similar sau funcția similară) și angajații, precum și orice persoană care oferă consiliere de investiții în numele consilierului și este supusă controlului și supravegherii sale. Persoanele de acces ale unui consilier sunt un subset al persoanelor supravegheate care: (1) au acces la informații ne-publice privind tranzacțiile cu clienții sau portofoliul deținătorilor de orice "fond de raportare" * sau (2) sunt implicați în a face recomandări privind valorile mobiliare către clienți sau au acces la astfel de recomandări, care nu sunt publice. (Pentru mai multe detalii, a se vedea: Ce consilieri părăsesc firma lor ar trebui să ia în considerare .

Definirea persoanei de acces în regula 204A-1 prevede că:

" dacă furnizarea de consultanță de investiții este activitatea principală a consilierului, se presupune că toți directorii, ofițerii și partenerii consilierilor pentru a avea acces la persoane . " Politici și proceduri de scriere

Procedurile scrise trebuie să urmeze formatul" cine "," ce "," când "și" cum ".

"Cine" trebuie să urmeze procedura?

• "Ce" pași trebuie făcuți?
• "Când" este procedura aplicabilă?
• "Cum" sunt pașii care trebuie făcuți?

Iată un exemplu de politică și procedură care utilizează acest format:

Politica

: Înainte de a deschide un cont, consilierul solicită fiecărui client să execute un acord de consultanță scrisă cu firma . Consilierul nu va oferi niciun serviciu de consiliere unui client până când toată documentația necesară nu este completă, executată și în dosar.

AD:

Procedură

: Personalul de operare responsabil cu deschiderea conturilor client trebuie să verifice dacă documentația este completă înainte de deschiderea contului. În timpul procesului de deschidere a contului, în cazul în care lipsesc toate documentele necesare, personalul de operare va informa IAR alocat clientului pentru a obține informațiile care lipsesc. CCO va efectua revizuiri periodice pentru a vă asigura că toată documentația necesară este completă și păstrată în fișierele firmei.

Când scrieți politici și proceduri, este important ca personalul de conformitate să colaboreze cu conducerea și cu unitățile de afaceri din cadrul firmei. Nu numai că este important să se asigure că procedurile se potrivesc cu practicile comerciale, dar feedback-ul primit este valoroasă și includerea persoanelor în formularea politicilor și procedurilor merge mult în obținerea acceptării și asistenței în timpul fazei de implementare.

Evaluarea anuală

Cea de-a doua cerință prevăzută la articolul 206 alineatul (4) -7 din Regulamentul de procedură prevede că consultanții de investiții înregistrați de SEC să efectueze cel puțin o analiză anuală a adecvării și eficacității politicilor și procedurilor lor. Astfel de revizuiri pot fi efectuate de CCO cu ajutorul altor personal de conformitate sau consultanți externi.

SEC a furnizat o serie de orientări în comunicarea privind adoptarea regulii cu privire la efectuarea revizuirilor anuale, menționând că un consilier de investiții ar trebui să ia în considerare, printre altele: (1) orice chestiuni de conformitate care au apărut în cursul anului precedent; (2) în activitățile de afaceri ale consilierilor sau ale afiliaților acestora și (3) orice modificări ale legii consilierilor sau ale reglementărilor aplicabile care pot necesita o revizuire a programului de conformitate. (

)> O întrebare cheie în procesul de examinare este dacă programul de conformitate este capabil să detecteze încălcări ale politicilor și procedurilor sale și alte cerințe de reglementare. La evaluarea acestui element, CCO ar trebui să ia în considerare orice încălcări cunoscute ale programului de conformitate, orice acțiuni de remediere întreprinse și dacă aceste acțiuni sunt adecvate pentru a preveni încălcările viitoare. O altă parte importantă a procesului de revizuire a conformității este testarea calitativă și cantitativă. De exemplu, un CCO ar putea revizui rapoartele privind tranzacțiile personale ale angajaților și solicitările prealabile față de cerințele specifice specificate în cod, sau verificarea la fața locului a bazelor publice publice de contribuții politice pentru numele angajaților care fac obiectul plății plătitorului politici.În toate cazurile, ar trebui păstrată documentația detaliată a testelor efectuate asupra diferitelor elemente ale programului de conformitate.

Pe baza rezultatelor testelor, CCO poate implementa ajustări ale politicilor, procedurilor și / sau controalelor interne ale firmei pentru a le îmbunătăți adecvarea și eficacitatea în prevenirea, detectarea și corectarea încălcărilor. Toate aceste ajustări ar trebui să fie documentate și menținute într-un dosar desemnat.

În 2006, SEC a emis îndrumări intitulate "Consilierii de întrebări trebuie să se adreseze la stabilirea sau revizuirea programelor de conformitate", pentru a ajuta consultanții în crearea, evaluarea și menținerea unui program de conformitate. Printre altele, ghidul oferă o listă de întrebări care trebuie avute în vedere atunci când se elaborează un program de conformitate care sunt legate de cerințele de reglementare ale consiliului de investiții în conformitate cu Legea consilierilor.

Consilierilor li se cere să păstreze orice documentare care să-și documenteze revizuirea anuală timp de cinci ani de la sfârșitul anului fiscal în care a fost efectuată analiza anuală. Într-o notă de subsol în comunicatul de adoptare, personalul SEC și-a exprimat opinia că aceste înregistrări sunt destinate să fie puse la dispoziția SEC și a personalului său și nu fac obiectul privilegiilor avocat-client, doctrina produselor de muncă sau similare de protecție, indiferent cine le pregătește (de ex.

.,

CCO sau consilier juridic). Deși articolul 206 (4) -7 nu prevede nici o cerință ca un consultant de investiții să raporteze rezultatele unei revizuiri anuale oricărei părți, este recomandabil ca CCO să prezinte constatările și recomandările conducerii superioare. (Mai mult, vezi: Acțiuni de punere în aplicare a SEC sub influența înregistrării ) . În conformitate cu regulamentul 206 (4) -7, care are competență și cunoștință în ceea ce privește Actul consilierilor și este împuternicit cu toată responsabilitatea și autoritatea de a elabora politici și proceduri adecvate. De asemenea, declarația de adoptare precizează că CCO trebuie să aibă o poziție suficientă de vechime și autoritate în cadrul organizației consilierului pentru a impune și impune aderarea altora la programul de conformitate.

Una dintre cele mai bune modalități de a îmbunătăți funcția de conformitate în cadrul unei firme este de a îmbunătăți cunoștințele și abilitățile personalului de conformitate, inclusiv CCO. În acest sens, dezvoltarea profesională este esențială, mai ales că noile provocări și noile reglementări sunt un eveniment constant. Există numeroase conferințe, mese rotunde, desemnări profesionale și programe de formare dedicate dezvoltării profesionale a personalului de conformitate, iar îndrumarea poate fi un instrument inestimabil. Internetul oferă o multitudine de informații și firme de avocatură și firme de consultanță au liste de distribuție prin e-mail care distribuie informații valoroase, de obicei fără costuri.

Cunoștințele și aptitudinile generale sunt importante, dar la fel de importante sunt cunoștințele specifice despre modelul de afaceri, personalul și clientela firmei dvs. Ne referim la aceasta ca la "cunoașterea locală". "Cunoștințele locale sunt dezvoltate prin interacțiune și învățare de la colegii dumneavoastră.

Linia de jos

În 2011, divizia de executare a SEC a pus în aplicare inițiativa programului de conformitate pentru a se concentra pe consilierii de investiții care nu au corectat deficiențele anterioare în programele lor de conformitate, identificate în timpul examenelor de rutină sau care au ignorat altfel cerințele articolului 206 (4) -7. Începând cu anul 2011, SEC a luat o serie de firme de consultanță în executare în cadrul acestei inițiative și pare că continuă în căutarea lor.

Cu un nou an și noile reglementări la intervale scurte de timp, conducerea ar trebui să analizeze dacă trebuie sau nu nevoie de timp și / sau resurse suplimentare pentru a asigura că programul de conformitate al firmei este robust, iar personalul de conformitate este bine instruit. (Pentru mai multe informații, consultați:

Consultanți: Evitați examinarea SEC prin conformitatea

.) Autor : Craig Watanabe, Sr.

Editor : Tina Mitchell, Consultant principal de conformitate, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Acest articol are scop informativ și nu conține sau nu oferă consultanță juridică sau fiscală. Informațiile de mai jos nu trebuie să se bazeze pe anumite fapte sau circumstanțe, fără a se consulta în prealabil cu un avocat și / sau un profesionist fiscal. *

Un "fond raportabil" este un fond înregistrat în temeiul Legii societăților de investiții din 1940 (de exemplu, un fond mutual) pentru care consilierul servește fie ca consilier de investiții (sau sub-consilier) (de exemplu, controlul, controlul sau controlul comun) cu consilierul sau fondul principal al respectivului fond.