O persoană care are obligația de a conduce vehicule de lucru este autorizată să efectueze o deducere a kilometrajului pe declarația federală de impozit pe venit, pe baza îndeplinirii anumitor criterii. În plus, persoanele care valorifică această oportunitate trebuie să documenteze călătoriile și să fie pregătite să prezinte dovezi justificative privind modul în care se calculează deducerea. Dacă aceste obligații sunt îndeplinite, contribuabilul beneficiază de reducerea impozitului pe venit.

1. Calificați pentru deducerea kilometrajului

Înainte de a se înregistra informații pentru o deducere potențială a kilometrajului, trebuie îndeplinite anumite criterii pentru a beneficia. Un contribuabil poate lua deducerea kilometrajului pentru a călători de la birou la un loc de muncă, de la birou la un al doilea loc de afaceri sau pentru a conduce comisioane legate de afaceri. În plus, un contribuabil poate include călătorii, întâlniri cu clienți, acces la aeroport, vizitarea clienților pentru afaceri sau căutarea unui nou loc de muncă în aceeași industrie.

2. Determinarea metodei de calcul

Un contribuabil poate alege între două alternative de contabilizare a sumei de deducere a kilometrajului. Cele două metode variază, deoarece nu este necesară întreținerea unui jurnal de kilometraj. În cazul în care un contribuabil alege să ia deducerea standard de kilometraj, ea trebuie doar să mențină un jurnal de kilometraj calificat condus. Dacă ea alege să deducă cheltuielile efective ale vehiculului pentru anul, ea trebuie să păstreze toate chitanțele și documentația relevantă privind taxele aferente vehiculului.

3. Recordul kilometrajului la începutul anului fiscal

Serviciul de venituri interne (IRS) cere unui contribuabil să înregistreze kilometrajul vehiculelor de afaceri la începutul anului fiscal. Aceste informații sunt documentate pe formularul 2106. În cazul în care vehiculul este achiziționat în cursul anului și nu este nou, contribuabilul trebuie să înregistreze citirea kilometrajului din prima zi în care este instalat.

4. Mențineți jurnalul de conducere (dacă este necesar)

Dacă un contribuabil alege deducerea kilometrajului standard, trebuie să păstreze un jurnal de mile condus. IRS solicită menținerea unor informații specifice sau poate fi supusă unei scutiri de la deducere. La începutul fiecărei călătorii, contribuabilul marchează citirea kilometrajului vehiculului și indică scopul, locul de plecare, locul de destinație și data călătoriei. La încheierea călătoriei, observă citirea finală a contorului de parcurs și scade cifra de la începutul citirii pentru a găsi kilometrajul total pentru călătorie. Jurnalul de conducere trebuie menținut în timp util cu detalii specifice, deoarece estimările și rotunjirea nu sunt permise.

5. Menținerea înregistrării veniturilor (dacă este necesar)

Dacă un contribuabil alege reținerea efectivă a cheltuielilor, nu are obligația de a menține un jurnal de kilometraj. În schimb, trebuie să păstreze copii ale chitanțelor și documentelor relevante.Fiecare document trebuie să includă data, valoarea dolarului serviciului sau serviciului achiziționat și informații referitoare la bunul sau serviciul real furnizat.

6. Începutul perioadei fiscale

Începând cu anul fiscal, contribuabilul înregistrează lectura terminală a contorului de parcurs. Această cifră este utilizată împreună cu citirea kilometrajului la începutul anului pentru a calcula kilometrajul total parcurs în mașină pentru anul respectiv. Informațiile, inclusiv procentul de mile care au fost folosite în scopuri comerciale, sunt necesare pe formularul 2106.

7. Începutul perioadei fiscale

La încheierea anului fiscal, un contribuabil enumeră cantitatea totală de kilometri pe formularul 2106, rândul 13. Această cifră este calculată prin rata standard a kilometrajului pentru anul pentru a determina valoarea deductibilă în dolari . Alternativ, ea poate organiza încasările cheltuielilor reale în grupuri, inclusiv benzină, ulei, reparații, asigurări, închirieri de vehicule și depreciere.

8. Păstrați documentația

Un contribuabil trebuie să păstreze documentația referitoare la o deducere a kilometrajului pentru cel puțin trei ani. Dacă se solicită documentație de la IRS pentru a justifica calculele deducerii kilometrajului, contribuabilul ar trebui să păstreze o copie a înregistrărilor înainte de a dispersa informațiile autorităților fiscale. Pentru a minimiza riscul pierderii informațiilor, ea ar trebui să mențină un jurnal fizic separat pentru fiecare an fiscal.