Este esențial să aveți informații fiabile și corecte atunci când luați o decizie. Liderii mari se uită la personalul lor pentru o analiză rapidă. În mod similar, un client ia decizii pe baza informațiilor furnizate de managerul de investiții. Deoarece aceste informații sunt esențiale pentru procesul de luare a deciziilor, clienții trebuie să aibă date fiabile și exacte, care să fie la timp și relevante. Dacă un client primește informații inexacte sau nu în timp util, concluziile sale pot fi incorecte, inadecvate și chiar dăunătoare. Având în vedere că informațiile corecte sunt esențiale, managerii ar trebui să pună o prioritate ridicată în comunicarea cu clienții. (Vezi mai jos, aici: Etica Managerului de Active: Clienți și Loialități.)

La timp și exacte

Un plan de comunicare trebuie să prezinte frecvența comunicării, precum și formatul și părțile responsabile pentru plan. "Dezvoltarea și menținerea unor practici de comunicare clare, frecvente și aprofundate este esențială pentru furnizarea de servicii financiare de înaltă calitate clienților", sugerează Institutul CFA. Responsabilitatea principală a managerului este să acționeze în numele clientului. Atunci când clienții primesc comunicări clare, printr-un plan bine gândit și realizat, aceștia pot lua decizii bine informate. Comunicațiile pot varia în funcție de firmă, dar un plan de comunicare standard trebuie să includă următoarele componente:

1. În primul rând, clientul trebuie să înțeleagă abordarea managerului de a investi. Managerul trebuie să comunice procesul investițional - ce contribuie la decizia de investiție și ce componente sau intrări sunt parte integrantă a analizei. De asemenea, managerul ar trebui să informeze clientul cu privire la limitările analizei și să-i informeze pe sursele de informații pe care le utilizează pentru a ajunge la concluziile lor de investiții. Este important, de asemenea, să dezvăluie atunci când se fac schimbări în procesul investițional și factorii de risc care pot însoți modificările procesului. De exemplu, înțelegerea caracteristicilor de investiție este importantă în determinarea adecvării investiției pentru client și a modului în care acesta se încadrează în portofoliul total al clienților.
2. Riscurile potențiale, în special în ceea ce privește rentabilitatea preconizată, ar trebui incluse în planul de comunicare. Acestea pot include riscul de credit, riscul financiar (în special utilizarea levierului sau derivatele financiare) și riscul general de piață. Managerul ar trebui să discute impactul potențial al oricăror riscuri asupra tezei de investiții. Mai mult, orice schimbare a caracteristicilor de risc din strategia de portofoliu este importantă pentru dezvăluire.
3. Clientul ar trebui să fie informat cu privire la utilizarea unui manager extern pentru a gestiona o parte din activele clientului.Impactul asupra diversificării portofoliului, a nivelului activelor și a randamentelor generate trebuie discutat cu clienții, astfel încât să poată înțelege mixul de portofoliu și modul în care managerul extern influențează și influențează portofoliul total.

În plan trebuie utilizate diferite forme sau moduri de comunicare. Rapoartele scrise reprezintă un mod tradițional de comunicare, dar informațiile trebuie comunicate folosind o varietate de medii. Întâlnirile personale, conversațiile telefonice și exploziile prin e-mail sunt alte forme care trebuie să însoțească rapoartele scrise.

Pe lângă asigurarea completă și precisă a planului de comunicare, informațiile trebuie furnizate în timp util. Informațiile corecte nu sunt bune dacă sunt depășite. Un plan de comunicare ar trebui să contureze atunci când este de așteptat o comunicare regulată. De exemplu, rapoartele lunare, trimestriale sau anuale scrise și verbale sunt comunicări tipice obișnuite. Rapoartele ad-hoc, cum ar fi comunicarea unei schimbări a procesului sau a unui mediu de piață neobișnuit, ar trebui incluse și în plan.

Linia de fund

Relația client-manager este întărită printr-un plan de comunicare care include informații relevante, corecte și în timp util. Clientul poate lua decizii informate despre portofoliu numai pentru a-și satisface nevoile și obiectivele de investiții dacă informațiile pe care le primesc sunt corecte și în timp util. Informațiile exacte includ discuții despre procesul de investiție, modul în care managerul ia decizii, orice schimbare a procesului și riscurile implicate. Aceste informații, totuși, sunt utile numai dacă sunt furnizate cu promptitudine. Informațiile excluse sau speculative nu vor ajuta clientul să ia decizii și ar putea fi dăunătoare. Planul de comunicare trebuie să includă, de asemenea, modurile sau livrarea pentru comunicare, care ar trebui să includă o gamă largă de medii, cum ar fi rapoarte scrise, întâlniri personale și alte soiuri ad-hoc. Dacă este bine formulată, planul de comunicare va acționa ca o punte crucială între client și manager. (Citiți mai multe, aici pe această temă, aici: Etica Managerului Activelor: acționând profesional și etic )